Perché la gestione del tempo è così importante?
Un’analisi sistematica di 158 studi su oltre 53.000 persone ha confermato che le tecniche di time management (gestione del tempo) hanno un impatto moderato sulla performance lavorativa e accademica, ma un effetto ancora più forte sul benessere complessivo; chi gestisce bene il proprio tempo prova maggiore soddisfazione di vita e meno stress. È quindi una competenza fondamentale per gli operatori socio-sanitari, che spesso lavorano con carichi di lavoro alti e sotto pressione.
1- Valutare le priorità e organizzare la giornata
- Definire bisogni e priorità: La pianificazione parte dall’identificazione dei bisogni fisiologici e assistenziali degli ospiti. L’American Nurses Association suggerisce di dividere le attività in urgenti/non urgenti e importanti/non importanti. Nella pratica infermieristica questo significa garantire prima i bisogni essenziali (alimentazione, igiene, farmaci) e poi le attività complementari.
- Stabilire obiettivi e limitare le attività: La letteratura indica di impostare promemoria, utilizzare liste ed assegnare un orario di fine per ogni compito. Pianificare il lavoro con margini di buffer (riposo/ imprevisti) e verificare periodicamente il calendario aiuta a mantenere il controllo.
2- Evitare il multitasking e minimizzare le interruzioni
La tentazione di svolgere più attività contemporaneamente è forte, ma studi neuroscientifici dimostrano che il multitasking riduce l’efficienza e drena le risorse cognitive. Gli operatori dovrebbero quindi dedicarsi a un compito per volta e chiedere, quando possibile, di non essere disturbati durante un’attività importante. Creare “zone senza interruzioni” in struttura può aiutare.
3- Delegare in modo consapevole e comunicare bene
Il lavoro di squadra è centrale. L’American Nurses Association raccomanda di delegare le mansioni più semplici a colleghi con competenze adeguate, seguendo cinque principi: delegare il compito giusto, nella circostanza giusta, alla persona giusta, con una comunicazione chiara e supervisionando l’esecuzione. Una delega efficace consente agli operatori di concentrarsi sui compiti clinici che richiedono la loro formazione specialistica. Una buona comunicazione riduce incomprensioni e interruzioni, velocizzando le attività.
4- Usare tecnologie e strumenti digitali
Strumenti come le cartelle cliniche informatizzate aiutano a centralizzare le informazioni e a ridurre le attività burocratiche. Il sistema ABCevo, ad esempio, consente al personale di registrare dati assistenziali, condividere aggiornamenti con i familiari e programmare le attività in modo più efficiente. Margotta Medical, grazie alla sua esperienza quasi trentennale nello sviluppo di strumenti informatici gestionali destinati al settore sanitario e socio-sanitario, progetta soluzioni come la cartella socio-sanitaria ABCevo, che centralizza i dati clinici e assistenziali, riduce i tempi dedicati alla burocrazia e permette agli operatori di concentrarsi maggiormente sulla qualità della cura e assistenza e sulla relazione con gli ospiti.
5- Favorire la formazione continua e l’autocura
La formazione migliora significativamente le competenze di time management: uno studio condotto su 715 infermieri in Palestina ha rilevato che chi aveva frequentato corsi di gestione del tempo otteneva punteggi più alti e sperimentava meno stress. La ricerca sottolinea inoltre che la gestione del tempo ha un forte effetto positivo sulla soddisfazione di vita e un effetto negativo sulla sofferenza emotiva. È quindi essenziale prevedere pause, momenti di riflessione e aggiornamento professionale.
L’American Nurses Association consiglia di rispettare le pause, lasciare il lavoro “in struttura” e gestire con cura il tempo libero.
6- Tecniche pratiche supplementari
Oltre alle strategie sopra, possono essere utili tecniche consolidate come:
- Metodo ABC: suddivide i compiti in categorie (A prioritari, B importanti ma meno urgenti, C differibili), aiutando a focalizzarsi su ciò che ha maggiore impatto;
- Principio di Pareto (80/20): concentrarsi sul 20% dell’attività che genera l’80% dei risultati;
- Tecnica del Pomodoro: alternare 25 minuti di lavoro focalizzato a brevi pause per mantenere la concentrazione.
Conclusione
Gestire bene il tempo non significa solo lavorare più velocemente, ma prendersi cura di sé e dei propri ospiti. Le evidenze scientifiche mostrano che una gestione del tempo efficace migliora il benessere psicofisico e la soddisfazione lavorativa. Adottando strategie di pianificazione, delega, uso delle tecnologie e cura personale, le strutture socio-sanitarie possono offrire un’assistenza più attenta e personalizzata senza aumentare il carico di lavoro sugli operatori.
Sitografia:
- ScienceDaily, Patrick Lejtenyi, Time management can work but in unexpected ways, febbraio 2021.
- PLOS ONE, Brad Aeon, Aida Faber, Alexandra Panaccio, Does time management work? A meta-analysis, gennaio 2021.
- Nurse24.it. Chiara Vannini, Strategie di time management per infermieri, agosto 2024.
- American Nurse Association, Time Management Tips for Nurses, maggio 2023.
- BMC Nursing, Raj’a Nayef Zyoud, Samah W. Al-Jabi, Samah Daraghmeh, Sa’ed H. Zyoud, Factors influencing time management skills amongo nurses in North West Bank, Palestine, ottobre 2023.
